Denne uge er ugen hvor mine unger både skal have billetter til det ellers udemærkede Sommersjov program i Brøndby kommune samt udfylde oplysningsblanketter til den klub hvor de skal gå fra den 1/7.
Løsning nummer 1: Tilmelding til Sommersjov
Sommersjov er en række forskellige aktiviteter for skolebørn i sommerferien. Man kan deltage på forskellige ture til Tivoli, Sommerland Sjælland, BonBon-land osv. Desuden er der en række lokale aktiviteter som tennis-, fodbold-, håndbold- og sejlerskole hos sportklubber i Brøndby. Helt overordnet et genialt koncept. Men træerne vokser som bekendt ikke ind i himlen…
For at deltage skal man købe en billet til en aktivitet. Aktiviteterne foregår på en eller flere datoer i løbet af sommeren og afhængig af aktiviteten er der begrænset pladser. Man kan købe billetter på 3 forskellige udsalgssteder. Udsalget foregår man-tir-ons i denne uge (med start 6/6-2011) og billetterne er fordelt med lige mange på de 3 udsalgssteder.
For at købe en billet skal man udfylde en oplysningsseddel med aktivitetsnavn, dato for aktiviteten, barnets navn, cprnr, adresse og telefon/mobil. Dette skal gøres for hver eneste billet man vil købe.
Og nu kommer det sjove…
ALLE børnene i Brøndby vil selvfølgelig med – for det er mega fede aktiviteter. Så for at undgå for megen kø ved udsalgsstederne kan man komme en time før åbningstid og få et kønummer. Udsalget varer fra 16-17.30 og dørene åbnes og lukkes kl. sharp som om det var adgangen til seddelpressen i den kongelige mønt. Kønumre kan man altså få fra kl. 15.00.
Jeg tropper op kl. 14.55 på Kilden i Brøndbyøster hvorfra billetter sælges om mandagen. Der er proppet af mennesker – både børn og voksne. Der er sat stole op hele vejen rundt langs med væggen og jeg sætter mig et tilfældigt sted. Kl. 15.00 begynder en person fra Sommersjov at dele kønumre ud ved at et tilsyneladende tilfældigt sted i stolerækken og fortsætter rundt indtil hun når mig. Jeg får kønummer 100. Jeg får at vide at de plejer at kunne klare ca. 30 kønumre pr. halve time, så jeg må nok regne med at det kan komme til at knibe med at nå af få billetter den dag!
Dvs. at jeg nu skal vente i en time før billetsalget går i gang og derefter forhåbentlig ikke længere end 1 time og 29 minutter før det bliver min tur! Dvs. Brøndby kommune pga. deres manuelle billetsalgsproces nu er i gang med at spilde tiden for minimum 100 personer fra kl. 15.00 til kl. 17.30 (dertil transporttid og ja OK køen bliver mindre undervejs så der er nogen der slipper med mindre ventetid).
Jeg sætter mig på græsset foran Kilden og tager min computer frem og tænker godt at jeg har trådløs forbindelse til nettet så jeg kan få arbejdet lidt videre (at så det var umuligt at få forbindelse er en anden historie).
Efter 2 timers ventetid kommer jeg til og får købt halvdelen af de billetter jeg var på jagt efter – resten var udsolgt fra Kilden, men jeg kunne jo bare prøve igen i morgen på det næste udsalgssted…
Hvis man nu lavede en løsning f.eks. baseret på Google Docs, Google Foms, Google Apps Script og Google Checkout så kunne man spare en masse tid for borgerne og for medarbejderne der i hånden kopierer teksten fra billetterne ind i et dokument på en computer fuldstændig gratis (ja, lidt tid til en udvikler skal der selvfølgelig til). Man kunne udlade at indsamle cprnr. hvilket jeg alligevel ikke forstå hvad de skal bruge til og på den måde undgå datatilsynet. Og man kunne sidde derhjemme i ro og mag og planlægge hvilke aktiviteter man vil købe billet til og måske ligefrem se med det samme om der er udsolgt eller ej.
Løsning nummer 2: Indberetning af oplysninger til klub (og alle andre institutioner min børn nogensinde har gået i)
Mine to drenge skal her i ferien skifte fra SFO til Klub, det er der ikke noget dramatisk over, men for administrationen er det tilsyneladende en større omgang. Mine drenge har nemlig fået tilsendt ikke færre end 3 sider med oplysninger som skal fyldes ud og sendes tilbage med posten. Det drejer sig om:
- En side med basale kontaktoplysninger som navn og adresse på samtlige medlemmer af hustanden inklusive alle analoge og digitale kontaktmuligheder
- En side med sygdomsoplysninger samt navn og adresse på samtlige medlemmer af hustanden inklusive alle analoge og digitale kontaktmuligheder
- En side med forskellige komme og gå muligheder, deltagelse på udflugter osv. og så lige navn på barnet
Alle siderne er iøvrigt kopier af kopier af kopier, så det er tydeligt at den praksis har stået på længe.
Der er selvfølgelig tale om vigtige og nødvendige oplysninger men alle oplysningerne har jeg givet før flere gange end jeg kan huske.
Hvis man nu igen lavede en løsning f.eks. baseret på Google Docs og Google Foms og lod alle institutionerne i Brøndby dele løsningen så kan vil tro at der kunne spares 100-vis af timer i administrationen og mine børn ville undgå at få starvet deres navn forkært pga. tastefejl når oplysningerne fra blanketterne føres ind på computer. Igen kunne man udlade at indsamle cprnr. hvilket jeg alligevel ikke forstå hvad de skal bruge til og på den måde undgå datatilsynet.
Kom nu i gang med digitalisering af de lavthængende processer, der kan spares millioner (måske milliarder?) når det skaleres op til hele kommuner, regioner og Danmark.
